Как создать корпоративную программу обучения

Ниже краткая видеоинструкция. А за подробностями приходите на вебинар.

Заявки на обучение, о которых я мечтаю

Участвую в демонстрации очередной LMS. Поймала себя на мысли, что все стандартные функции, которые вшиты в LMSки для обработки заявок на обучение, упрощают только управление потоком заявок. То есть опять речь идет не о LMS, а о LAS (learning administrate system).
А мне бы хотелось, чтобы человек зашел на учебный портал, вбил инфу о своей должности, выбрал из списка свои функциональные задачи, в которых он проседает. Выбрал по каждой задаче список проблем, которые у него возникают, расставил бы их приориотеты. А в ответ ему - индивидуальный план развития, что ему и в каком порядке делать. И если в этом плане появляются курсы и программы, то чтобы их структура и содержание генерировались с учетом его индивидуальных потребностей.
А если под его потребности не существует курсов и активностей, то автоматом инициируется проект для специалистов по обучению, заполняется инициативная заявка. И начинается тендер, в котором могут принять участие не только корпоративный УЦ, но и внешние провайдеры обучения.
Мне кажется, мотивация на разработку качественных образовательных программ у всех провайдеров обучения появится. Внешние провайдеры вдобавок будут лучше знать, какие потребности в обучении появляются в разных компаниях, и быстро адаптироваться к ним адаптироваться.
Плюс система будет помогать диагностировать потребности, подбивать статистику по самым "горячим" запросам и много чего еще. 

Два вебинара в мае

Мы с Владимиром Наумовым решили поделиться темами, которые нас сейчас волнуют, и провести два вебинара:

• 14 мая - Обучение в стиле Scrum
• 20 мая - Психологическое ПО для обучения и развития персонала

А заодно возобновим нашу старую традицию: будем проводить бесплатные вебинары на портале www.e-learning.by. По итогам года подведем конкурс на лучший вебинар и подарим подарок лучшему ведущему! Поэтому если у кого-то еще есть "больная" тема, не стесняйтесь, напишите мне.

Анализ запроса на курс

Представьте, что вам надо разработать программу обучения для сотрудников вашей организации. Для пущей конкретности возьмем в качестве примера программу обучения тьюторов бизнес-школы. Что включать в содержание программы? Как обучить именно тому, что необходимо, а не тому, что сам знаешь? Предлагаю несложный алгоритм.

Шаг 1. Выпишите перечень функциональных задач, которые выполняет сотрудник

В нашем примере пускай это будут:

• Разработка учебных материалов
• Проведение учебных занятий
• Разработка индивидуальных планов на учебный год
• и т.п.

Шаг 2. Для каждой функциональной задачи выпишите список типовых рабочих ситуаций
Например, для разработки учебных материалов типовыми рабочими ситуациями будут:

• Разработка презентаций по заданной теме к определенному сроку
• Разработка раздаточного материала по курсу к определенному сроку
• Разработка контрольного теста по курсу на учебном портале
• и т.п.

Шаг 3. Выпишите бизнес-правила, которыми контролируются рабочие ситуации

Все рабочие задачи регулируются бизнес-правилами - т.е. такими положениями, которые определяют или ограничивают какие-либо стороны бизнеса. Бизнес-правила могут быть как внешними (например, законодательство), так и внутренними (например, корпоративные стандарты). При этом внутренние бизнес-правила могут быть не всегда где-то зафиксированы - просто все всегда делали так. 

Для формулировки бизнес-правил может пригодиться один из вариантов их классификации:

Тип	Описание	Пример
Факт	Верное утверждение о бизнесе Заказчика программы обучения	Тьюторы могут быть совместителями.
Ограничение	Ограничения, которые действуют на возможности заинтересованных лиц	Тестовые вопросы закрытого типа должны иметь не менее 5 вариантов ответов
Активатор	При определенных условиях приводит к выполнению каких-либо действий	Ежегодно в первую неделю июля в организации проводится Школа тьюторов.
Вычисление	Определяет вычисления с использованием математических формул и алгоритмов	Контрольный тест должен содержать N*10 тестовых вопросов, где N - количество тем курса
Вывод	При определенных условиях приводит к изменению состояния каких-либо сущностей	Если тьютор не предоставил рукопись для раздаточного материала вовремя, его оплата за этот вид работы снижается на 50%
Термин	Важные для бизнеса термины и сокращения	Форум по курсу - это специальный форум на учебном портале, который доступен только преподавателям и слушателям курса

Шаг 4. Выпишите проблемы, которые чаще всего возникают у сотрудников, когда они оказываются в таких рабочих ситуациях.
Крайне важно, чтобы эти проблемы были сформулированы не "из головы", а реально выявлены. Для этого все уже изобретено: опросы сотрудников и их руководителей, наблюдения на рабочих местах, снимок рабочего дня и т.д.
Второй момент, на который обязательно надо обратить внимание - не все сформулированные проблемы могут решаться обучением. Например, если окажется, что при проведении вебинаров у тьютора возникают перебои связи, это организационная проблема, которая относится к недостатками инфраструктуры, а не сотрудника.
Например, при разработке контрольных тестов могут возникнуть следующие проблемы:

• недостаточное количество тестовых вопросов;
• ошибки с настройкой доступа для слушателей
• и т.п.

Шаг 5. Перечислите пробелы в знаниях и умениях, из-за которых возникают проблемы.
Пример приведен в этой таблице.
Шаг 6. Определите, какие из выявленных пробелов вы можете закрыть в рамках обучения в вашей организации.
В приведенном примере вряд ли есть смысл включать в программу блок по изучению правил русского языка. По правилам оформления презентаций и раздаточных материалов (если они зафиксированы) сотрудник также обязан ознакомиться самостоятельно и соблюдать их. И хорошо понимать, что произойдет, если он этого не будет делать.
Шаг 7. Структурируйте выявленные пробелы в знаниях и умениях в темы. 
Избегайте "золочения" содержания с целью "общего развития". Если вам что-то кажется полезным, но к выявленным проблемам это не относится, не включайте это в обязательную программу обучения. Лучше создайте список полезных ссылок для самых жадных до знаний.
***
Как думаете, коллеги, в университетах можно применить такой подход?

Компетенции и функции обучения

Недавно вела семинар, на котором зашла речь о компетентностном подходе. Я показала пример модели компетенций, привела примеры индикаторов поведения. И в очередной раз услышала: "Мы же не можем включить это в программу обучения!".
А речь и не идет о том, чтобы в программе подготовки, например, программистов появились дополнительные учебные блоки типа "Работа в команде", "Убедительная коммуникация", "Системное мышление" и т.п. Речь о том, чтобы выстроить учебный процесс так, чтобы развивать эти компетенции.

***

Поясню на примере компетенции "Работа в команде". За точку отсчета возьму палитру компетенций компании De-Tech. Один из положительных индикаторов проявления этой компетенции "Активно поддерживает конструктивные идеи других участников, даже если они противоречат его интересам".

Как это включить в программу обучения? "Классика жанра" может выглядеть так:

• изучить, что такое команда, какие типы команд бывают, роли в командах и т.п.;
• изучить, что такое идея, виды идей, способы поиска и оценки идей;
• научиться отличать конструктивную идею от неконструктивной и т.п.;
• изучить способы "наступления на горло собственной песне", если чья-то идея конструктивнее.

Некоторым коллегам такой подход нравится, потому что он привычен и понятен. Но сколько ни объясняй, как важно принимать решения, исходя из пользы для всей команды (а не только для себя, любимого), сколько кейсов ни приводи - из своей ли, чужой ли практики - не работает. 

Наблюдала замечательный феномен, обучая бизнес-аналитиков. В одной из версий программы обучения был блок "Эффективные коммуникации". Одна из тем касалась коммуникаций в команде. Привожу кейс и спрашиваю, как надо поступить - почти все сразу говорят, мол, Иванов должен был согласиться с Петровым. Дальше - больше: просила привести примеры из их же практики, когда они поступились своей позицией ради пользы команды - почти у каждого такой примерчик находится. И когда я, успокоившись, выводила их на практикум с "боевым" проектом, начиналось все с точностью до наоборот: личный результат становился важнее командного. Особенно это хорошо проявляется на взрослых слушателях, имеющих опыт взаимодействия в командах: "Плавали.. Знаем..."
Тем не менее, ничего более рабочего, чем такое погружение в "боевые" задачи, нет. Команда, собранная не "по правилам", а простой жеребьевкой, должна разбираться с поставленной задачей самостоятельно. Самое сложное для преподавателя - не влезать, дать совершить все ошибки, дотерпеть до момента истины, когда поймут, что "надо было...". А после этого еще потерпеть: чтобы нашли решение, как исправить последствия. Влезать приходилось только тогда, когда назревали конфликты, и слушатели просили сменить команду.
Кстати, именно оценив эффективность такого подхода, мы с коллегой отказались от блока "Эффективные коммуникации" в курсе бизнес-анализа. Просто включили больше заданий, где без эффективной коммуникации "кина не будет". За счет этого сократили теоретический блок и отвели больше времени на практикум. И ни разу не пожалели!
***
Роль преподавателя сильно меняется при таком подходе - от харизматичного оратора к незаметному модератору.
Если человека надо, к примеру, научить работать с информацией? Как вариант, недодать ему необходимой информации. Конспекты лекций в Moodle и видеоуроки на Coursera становятся сомнительным материалом в этом случае, т.к. создают ощущение, что все, что нужно, уже "упаковано" в курс. Другой вариант - вывалить на обучаемого кучу источников, чтобы сам выбрал важное, структурировал так, как ему (а не преподавателю!) удобно и т.п.
Вернемся к командной работе. Если человека нужно научить быть эффективным в команде, то надо для начала разобраться, к какой роли в команде его надо готовить: лидер или исполнитель? У лидера команды добавится индикаторов по распределению задач, организации взаимодействия в команде и т.п. Следующий шаг - дать задачу на командный результат, где он должен придерживаться своей роли. В соответствии с теми правилами, которые установит команда (а не преподаватель!).
***
Встает важный вопрос: готовы ли к компетентностному подходу а) обучаемые, б) обучающие? Практика показала, что подход сложен и непривычен и для тех, и для других. Но обучаемые "подсаживаются" на него проще. Особенно - если их заранее предупредить, чтоб ничему не удивлялись ;) Преподаватели же подсаживаются, только тогда, когда уговоришь их попробовать, и они практически сразу начинают видеть результат: измененное поведение. 

Предметная область е-курса

Давно созревала до статьи на эту тему. А сегодня вот почувствовала в себе силы и написала. Возможно, получилось немного сумбурно. Может быть, даже немного сложно. Или нет? ;)

Елена Денисова: "Я выбрала постепенную тактику внедрения"

Совсем скоро на портале www.e-learning.by появится новая рубрика - Персона. В этой рубрике будут интервью с интересными людьми - экспертами в обучении, и не только электронном.
А сегодня порадую вас интервью с Еленой ДЕНИСОВОЙ, начальником отдела дистанционного обучения компании "Европлан".
***
1. Елена, ты в e-learning с 2003 года. С какого проекта все началось?
Если говорить о том, как я пришла в e-learning, то это произошло в июне 2003 года - на первой моей работе по специальности по окончанию 4-го курса. Я работала инженером-системотехником в КБ "АСС-бюро".
Первым моим проектом была разработка серьезного курса по управлению рисками в методологии Управления проектами. Автором курса был Титаренко Б.П.  (д.т.н., Член Правления Российской Ассоциации Управления проектами (СОВНЕТ). Директор сертификационного центра СОВНЕТ (СОВНЕТ-СЕРТ) — 2000 год). Тогда я впервые услышала о термине СДО, как об одной из подсистем системотехники. Меня заинтересовало новое направление, которое включает в себя два основных составляющих - обучение и технические инструменты.

2. Как ты считаешь, в какой момент компания "дорастает" до собственного отдела дистанционного обучения и готова в него инвестировать?
Если говорить именно об отделе дистанционного обучения, то организация дорастает в тот момент, когда четко понимает собственные цели в использовании этого инструмента. Чаще всего достаточно поставить "оболочку", создавать презентации или простейшие курсы, организовать административную работу по организации обучения (назначение курсов и тестов) и ведению статистики. В этом случае достаточно одного специалиста в сфере e-learning и необязательно высоко профессионального. Причем, количество персонала в организации не имеет значения. Для отдела же нужен четкий курс развития обучения (или системы управления знаниями) в целом в соответствии с общей стратегией организации.

3. Расскажи про свой отдел в "Европлане". Какие функции он выполняет? Какова его структура, как распределены задачи?
Отдел дистанционного обучения в ГК "Европлан" находится в составе Управления по обучению и развитию персонала вместе с Отделом тренингов и очного обучения. Основные функции отдела следующих направлений.

1. Создание, накопление, сохранение организационного знания организации (всех функций) в виде банка знаний в среде e-learning. Обеспечение актуальности банка знаний. Обеспечение принципа своевременности, полезности, доступности необходимых знаний всем специалистам соответственно.
2. Система профессионального тестирования сотрудников, включающая в себя часть Оценки персонала по проверке теоретических знаний и проверки знаний при приеме новых сотрудников, а также тестирования "по требованию" руководителями подразделений своих сотрудников.
3. Автоматизация HR-процессов, включающая в себя написание бизнес-процессов по требованиям бизнес-заказчиков, взаимодействие со смежными подразделениями в проектной деятельности.

4. Создать корпоративный отдел дистанционного обучения "с нуля" - непростая задача. Сразу ли было понятно, с чего начинать? 
Задача, действительно, непростая. Но я знала, что делать изначально. Предыдущий опыт в других организациях накапливался строго по намеченному мною плану. В каждой организации, где я работала, достигался "потолок развития" СДО, поэтому приходилось идти дальше. "Европлан" - динамично развивающаяся, амбициозная Компания, где во многом подходят с новаторской точки зрения. Компания вкладывается в собственные разработки и старается максимально автоматизировать процессы.

Начало было положено с пилотной задачи - курса по техникам холодных звонков. Обучение по этому курсу показало поразительные результаты, впечатлившие бизнес: люди изменили поведение в корне, причем, добровольно - только пройдя электронный курс. Бизнес принял решение о создании отдела по той системе, которую предложила я, используя предыдущий опыт разработок электронных курсов, а также результаты моей диссертационной работы по автоматизации системы управления знаниями.

Я не стала внедрять сразу все технические инструменты e-learning, выбрав постепенную тактику внедрения. Сотрудники также набирались постепенно и вводились в команду по мере построения системы. Таким образом, сначала показывался результат, и на его основе зарабатывался авторитет и репутация отдела, что служило залогом дальнейшего развития отдела в организации. Период построения всей системы составил 1,5 года. По итогам существования отдела (3,5 года), база электронных курсов насчитывает более 80-ти, состоящих в среднем из 3-х модулей, каждый из которых можно считать отдельным курсом. Работа отдела строго регламентирована созданными стандартами.

Структура отдела в настоящий момент следующая:

• Начальник отдела дистанционного обучения
• Старший менеджер по дистанционному обучению (ведущий направления актуализации обновления имеющихся курсов)
• Старший менеджер по дистанционному обучению (ведущий направления системы тестирования сотрудников Компании)
• Менеджеры по дистанционному обучению (ведут проекты по разработке электронных курсов, начиная с коучинговой первичной встречи с носителем знания и заказчиком, сбора информации и до выпуска курса в процесс обучения)
• Верстальщики (обеспечивают техническую работу по верстке курсов по подготовленным менеджерами сценариям)

5. Были ли на начальном этапе тобой допущены какие-то ошибки, которых можно было избежать? Как бы сейчас обходила эти риски?
Возможно, это будет смело с моей стороны, но ошибок не было допущено. Это объясняется тем, что за моими плечами достаточный опыт построения систем e-learning, и тем, что при работе с бизнесом просто нельзя допускать ошибки. Малейшая ошибка может принести потерю заработанного авторитета и гибель репутации - это недопустимо. Если бы я начала все сначала, поступила бы точно также.

6. Каким был самый успешный проект, который реализовал твой отдел?
Мне сложно выделить самый-самый. Все проекты очень важные, трудные и интересные. Мы делаем общее дело. И результат отдела - это работа всей команды. И наверное, сам отдел, сама система разработанного и созданного интеллектуального банка компании - самый успешный проект.

7. Сейчас ты вся сосредоточена на материнстве. Это просто здорово! Но твой отдел остался без "присмотра". Как должна быть выстроена работа, чтобы отдела оставался в тонусе и был эффективен в период, когда лидер в отпуске - особенно, таком приятном и продолжительном?
Есть "старая" задача для управленцев про "хорошего руководителя": хороший руководитель - это когда отдел может работать без него, или хороший руководитель - тот, без которого не обойтись?
Я из тех руководителей, когда в мое отсутствие (длительное или короткое) отдел продолжает функционировать как швейцарские часы - четко и бесперебойно. Перед тем, как уйти в длительный отпуск, я настроила так систему, чтобы она могла функционировать самостоятельно. Я же (если бы не ушла в отпуск) могла заниматься не столько текущими и выстроенными задачами, а дальнейшим развитием направления.
У меня все сотрудники достаточно замотивированы и обучены, каждый из них превосходный специалист и член дружной команды. Я абсолютно уверена в них. Это моя опора и оплот. Результаты и успехи руководителя заключаются в успехах его сотрудников. Мне достаточно быть на связи виртуальной и телефонной - вмешиваюсь только в случае необходимости решения критических вопросов - это много времени не занимает. Так как отдел всегда работает на опережение, авралов практически не бывает - все работает в штатном режиме.